Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Design District Helsinki -Designkortteli ry

Osoite: c/o Paja & Bureau, Korkeavuorenkatu 7 00140 Helsinki

Puhelin: 044 988 0168

Sähköposti: info@designdistrict.fi

Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja Anniina Dunder-Berg, Puheenjohtaja Piia Lehtinen

2. Rekisteröidyt 

Jäsentietokantarekisteri: Jäsenyrityksen nimi, osoite, yhteyshenkilön/ yhteyshenkilöiden sähköpostiosoite/-et, laskutustiedot ja jäsenyyden tyyppi (alle 5 henkilön yritykset, yli 5 henkilön yritykset, vastikkeelliset kannatusjäsenet)

Jäsenten sähköpostiosoite -rekisteri: Jäsenyritysten Design District Helsinki ry:n tiedottamistarkoitusta varten antamien yhteyshenkilön tai henkilöiden sähköpostiosoitteet

Jäsenhakemustietokanta: Jäsenyyttä hakeneiden yritysten jäsenyyshakemuslomakkeet

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Jäsentietokantarekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsentietojen ylläpito sekä laskutus. Jäsentietokantareksiteriin kerätään jäsenyrityksen nimi, osoite, yhteyshenkilön/yhteyshenkilöiden sähköpostiosoite/-et, laskutustiedot ja jäsenyyden tyyppi (alle 5 henkilön yritykset, yli 5 henkilön yritykset, vastikkeelliset kannatusjäsenet).

Jäsenten sähköpostiosoite -rekisteristä löytyvät jäsenyritysten Design District Helsinki ry:n tiedottamistarkoitusta varten antamien yhteyshenkilön tai henkilöiden sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteita käytetään vain yhdistyksen asioista viestimiseen.

Jäsenhakemustietokannasta löytyvät jäseniksi hyväksyttyjen yritysten hakemuksessaan ilmoittamat: yrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä lisätietoja jäsenyyttä hakevasta jäsenyrityksestä. Niiden yritysten, jotka eivät tule hyväksytyksi mukaan yhdistykseen, hakemuslomakkeet tuhotaan tietoturvalain edellyttämällä tavalla.

Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn jäsenyyshakemuksessa antamaan suostumukseen.

Tietoja käsittelevät vain Design District Helsinki ry:n toiminnanjohtaja, toiminnajohtajan alaisuudessa työskentelevät työntekijät sekä yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Kohdassa 3. on lueteltu eri rekistereihin kerättävät tiedot käyttötarkoituksen mukaan. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään jäsenyrityksiltä itseltään. 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Design District Helsinki ry:n sähköisiin tietojenhallintajärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Paperitulosteina säilytettävät tiedot säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötiedot ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Mitään Design District Helsinki ry:n rekistereihin merkattuja henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. 

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden (kuten verkkosivujen ylläpito) toteuttamiseksi.

Tietoja saatetaan myös luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen. 

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin ja tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on jäsenyhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään raportointia ja seurantaa varten seuraavan kalenterivuoden alkuun. 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen jäsenrekisterissä käsiteltävät henkilötiedot ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista. 

Tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta ja määräaikaa voidaan tietyin edellytyksin jatkaa. Tiedot toimitetaan sovitulla tavalla. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

12. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse info@designdistrict.fi

Rekisteröidyn yrityksen yhteyshenkilö voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Design District Helsinki – Designkortteli ry c/o Paja & Bureau, Korkeavuorenkatu 7, 00140 Helsinki

13. Muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 24.5.2018